Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que solo escribimos el texto fijo (contenido que se repite en todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos variables (que cambian en cada carta según la persona). De esta forma podemos generar automáticamente tantas cartas distintas como personas existan en el lugar donde están almacenados los datos.
Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la generación de etiquetas, imprimir sobres, generar recibos, etc. coincidencia
Cómo se puede iniciar una combinación de correspondencia?
1. Abra o cree un documento principal (main document) que contenga la información genérica que desea repetir en cada carta modelo, etiqueta postal, sobre o catálogo.
2. Abra o cree un origen de datos que contenga los datos que varían en los documentos combinados, por ejemplo, el nombre y la dirección de cada destinatario de una carta modelo. El origen de datos puede ser una hoja de cálculo, una base de datos o un archivo de texto existente, o una tabla de Word.
3. En el documento principal inserte campos de combinación, que son marcadores de posición que indican a Microsoft Word dónde debe insertar los datos del origen de datos.
4. Proceda a
Documento principal (Main document)
El Documento principal (llamado también carta o sobre modelo) es el documento en el que se diseña el texto que será fijo para todas las cartas o sobres, es decir, que es un modelo en el cual se debe elaborar el contenido que no debe variar y de esta forma mantenerse para todas las cartas.Ejemplo:
Como podemos observar en el ejemplo anterior, los espacios que están en blanco representan el texto que varía, por tal motivo no se muestra, mientras que el texto fijo aparece como cuerpo del documento.
En el documento principal además se debe incluir los gráficos o logotipos que acompañan al documento como también se le deben aplicar todos los formatos tanto de página como de texto.
Por ejemplo, si desea enviar una invitación a diez personas, al momento de combinar el documento tendrá como resultado diez cartas y tendrá que aplicarles formato a todas ellas, mientras que si aplica los formatos al documento todas las cartas combinadas tendrán ese formato. Con este proceso previo usted ahorra tiempo y obtendrá mejores resultados.
Origen de Datos (Data Source)
El origen de datos (llamado también fuente de datos) es el documento en el cual se almacenan los datos que varían dentro de un documento principal (main document).La fuente de datos puede ser de distinta naturaleza, por ejemplo puede ser una tabla de MS Access, un libro de MS Excel, una lista de direcciones de Outlook, una tabla de MS Word o se pueden introducir en el mismo momento de combinar.
En cualquier caso podemos ver el origen de datos como una lista de registros compuestos por campos. Un registro corresponde a una fila, y un campo corresponde a una columna.
Ejemplo:
 | |  | | | |
| REGISTROS |
Nombre
|
Apellido
|
Dirección
|
Marca Coche
|
Color
|
| Antonio | Pérez |
Calle Las Gaviotas
| Suzuki Samurai | Azul | |
| Luis | Castro | Av. Pimientas | Nissan Stanza | Blanco | |
| Jorge | Claros | Calle Los Calvos | Honda Civic | Rojo | |
| Lorena | Roca | Calle Bajadita | Toyota Trueno | Negro |
En el ejemplo anterior lo que podemos observar es una lista en donde los registros (filas) muestran la información de las personas en forma individual. Los campos (columnas) muestran los datos que se requieren de las personas.
Campos de Combinación (Field codes)
Estos campos son los que luego serán reemplazados por los datos reales que se encuentran almacenados en el archivo que contiene el origen de datos.
Ejemplo:
1. Abrir una hoja en blanco.2. ingresar al menú Herramientas (Tools)
3. Seleccionar la opción Cartas y Correspondencias (Mail Merge). luego Asistente para Combinar Correspondencia (Mail Merge).
Aparece el cuadro de dialogo Combinar Correspondencia como se muestra a continuación.
Creando un Documento Principal
4. En la sección Documento principal (Main Document) seleccione el documento inicial
Utilizar el documento Actual: permite usar el documento actual
Empezar a partir de una Plantilla: esta opción permite usar una plantilla de Word para combinar correspondencia Empezar a partir de un documento: esta opción permite usar un documento que fue guardado con anterioridad. |  |
Creando un Origen de Datos
| Ahora procederemos a crear el origen de los datos. 5. En la sección Selección redestinatarios haga clic en la opción de la primera parte en donde define el origen de datos:
Utilizar una lista existente: Seleccione esta opción cuando quiera usar una lista existente
Seleccione de los contactos de Outlook: permite usar palista de contactos de outlook
Escribir una lista nueva: permite crear una nueva lista de direcciones.
|  |
6. De la lista seleccione la opción Escribir una nueva lista
Aparece el cuadro de diálogo Nueva lista de direcciones el cual muestra una serie de datos, llamados también nombres de campos (field name). Dentro de estos nombres de campo se almacenaran los datos respectivos, a dichos datos se les llama registros que vienen a ser una fila dentro de la tabla que contiene el origen de datos.
Puede utilizar estos nombres de campos o crearlos usted mismo. Los nombre de campos pueden contener hasta 40 caracteres entre letras y números, pero siempre debe empezar con una letra y no incluir espacios. Para continuar con el ejemplo anterior utilizaremos solo los campos Nombre, Apellido, quitaremos algunos campos para personalizar nuestra lista de campos.
7. A continuación clic en personalizar
Repita el mismo proceso para los campos
Al terminar de quitar los datos sólo nos quedamos con los campos Nombre, Apellido y Dierección2
Ahora agregaremos algunos nombres de campos propios.
9. Haga clic en agregar dentro del cuadro de dialogo personalizar y dentro de la casilla Nombre del campo (Field name) y escriba Teléfono . Luego haga clic en el botón aceptar
10. Repita el paso 10. para agregar los siguientes nombres de campo:
ModeloCoche, Color, Datos.
11. Al finalizar con la creación de los campos haga clic en el botón Aceptar (Ok).
Word pide que se guarde el diseño del origen de datos.
12. Escriba un nombre para el origen de datos, por ejemplo Lista de pedidos, y seleccione una carpeta para guardar el archivo.
13. Haga clic en el botón Guardar (Save).
Modificar el origen de datos (Edit Data Source): Muestra la ficha con los campos del origen de datos para que se agreguen los datos variables.
Modificar documento principal (Edit Main Document): Cierra todos los cuadros dejando la hoja del documento principal libre para diseñar sobre ella.
14. Haga clic en el botón Modificar el origen de datos (Edit Data Source)
Aparece el cuadro de diálogo Ficha de datos (Data Form) el cual muestra los nombres de campos que se crearon en los pasos 10 y 11
Es importante destacar que el número de cartas que se obtenga al combinar el documento principal con el archivo que contiene el origen de datos dependerá del número total de registros que haya en este último archivo.
No hay comentarios:
Publicar un comentario